Praxisführung/Marketing/Strategie
Teammanagement: Vorausschauende Urlaubsplanung für Arzthelferinnen / MFA / ZFA im Rahmen des Arbeitsvertrags
Schwierigkeiten oder Auseinandersetzungen bei der jährlichen Urlaubsplanung sind auch in Arztpraxen keine Seltenheit. Das Motto „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ ist arbeitsrechtlich höchst problematisch und auch nicht besonders kollegial. Dieser Beitrag erläutert Ihnen, wie sich die Urlaubsgestaltung in der Arztpraxis möglichst konfliktfrei planen und umsetzen lässt.
Wer hat welchen Urlaubsanspruch?
Meist sind die Urlaubsansprüche im Arbeitsvertrag klar geregelt. Enthält der Arbeitsvertrag keinerlei Regelung zum Urlaub und gilt auch kein Tarifvertrag, haben Arzthelferinnen / ZFA / MFA nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) einen Anspruch auf bezahlten Urlaub von 24 Werktagen pro Jahr. Zu den Werktagen gehören auch Samstage, aber nicht Sonntage sowie gesetzliche Feiertage.
Je nach Alter, Betriebzugehörigkeit oder Tarifvertrag kann die Anzahl der Urlaubstage variieren. Sind Arzt und Arbeitnehmer an den Manteltarifvertrag (MTV) für Medizinische Fachangestellte / Arzthelferinnen (MFA) gebunden oder wurde im Arbeitsvertrag die Anwendung des MTV vereinbart, gelten die tariflichen Urlaubsvorschriften. Danach beträgt der Urlaub jährlich 31 Werktage. In dem Kalenderjahr, in dem die MFA das 30. Lebensjahr vollendet, erhöht sich der Jahresurlaub auf 34 Werktage. In dem Kalenderjahr, in dem sie das 40. Lebensjahr vollendet, erhöht sich der Urlaub auf 36 Werktage.
Für die Berechnung des tatsächlichen Urlaubsanspruchs ist entscheidend, ob von einer Arbeitswoche mit sechs oder fünf Werktagen ausgegangen wird. Das BUrlG etwa legt eine Arbeitswoche mit sechs Werktagen zugrunde. Daher muss der Urlaubsanspruch gegebenenfalls in Arbeitstage umgerechnet werden. Dies gilt insbesondere für Teilzeitbeschäftigte, die häufig nur an bestimmten Wochentagen arbeiten. Durch die Umrechnung in Arbeitstage wird vermieden, dass Teilzeitkräften ein längerer Urlaubsanspruch zusteht als Vollzeitkräften.
Rechtzeitig Urlaubsplan aufstellen
Um Streit und Missgunst bei der Urlaubsplanung in Ihrer Praxis zu vermeiden, sollten Sie so früh wie möglich einen Urlaubsplan aufstellen, in den die Wünsche aller Mitarbeiterinnen eingetragen werden können. Hilfreich ist es, wenn dabei der Plan aus dem vergangenen Jahr einzusehen ist, sofern zum Beispiel gewollt ist, dass nicht immer dieselben Personen an den Brückentagen frei nehmen.
Damit sich alle Arzthelferinnen im Urlaub auch wirklich erholen können, sollte dieser zusammenhängend genehmigt werden. Laut Gesetz muss daher einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen (§ 7 Abs. 2 BUrlG).
Wünsche und soziale Gesichtspunkte berücksichtigen
Bei der Einteilung des Urlaubs sollten die Wünsche der Kolleginnen berücksichtigt werden, sofern nicht „betriebliche Belange“ entgegenstehen. Darunter fallen beispielsweise Störungen im Praxisablauf oder Unterbesetzung, denn der Praxisbetrieb muss selbstverständlich aufrecht erhalten werden. Daher ist bei der Bewilligung auch die jeweilige Position der MFA und das entsprechende Aufgabengebiet, das vertreten werden muss, entscheidend.
Kommt es bei den Wünschen zu Überschneidungen, die aus betrieblichen Gründen nicht genehmigt werden können, sollten sich alle Beteiligten an einen Tisch setzen - vielleicht lässt sich so schon eine Regelung finden. Wenn sich die Kollegen nicht einigen können, sind - jedenfalls in Ferienzeiten - Arbeitnehmer mit Kindern im schulpflichtigen Alter zu bevorzugen.
Bei der Entscheidung für oder gegen einen Urlaub sollte auch auf die Erholungsbedürftigkeit der jeweiligen MFA geachtet werden und darauf, wie lange der letzte Urlaub zurückliegt. Auch könnten Arzthelferinnen / MFA / ZFA, die schon lange in der Praxis tätig sind, oder Mitarbeiter, die sich mit dem ebenfalls arbeitenden Partner abstimmen müssen, den Vorzug bekommen.
Beachten Sie: Urlaub, der Ihnen bereits genehmigt wurde, kann in der Regel nicht mehr widerrufen werden. Dies haben Arbeitsgerichte sogar für den Fall entschieden, dass der „Urlauber“ wegen krankheitsbedingter Ausfälle anderer Mitarbeiter benötigt wurde (Arbeitsgericht Ulm, Urteil vom 24.6.2004, Az: 1 CA 117/03; Arbeitsgericht Frankfurt, Urteil vom 22.5.2006, Az: 2 CA 4283/05). Trotz Personalmangels auf Urlaub zu bestehen, ist vielleicht nicht immer kollegial - eine gebuchte Urlaubsreise mit der Familie zu verschieben, erscheint allerdings auch unangebracht.
Betriebsurlaub
Grundsätzlich hat der Praxisinhaber das Recht, Betriebsferien anzuordnen (Landesarbeitsgerichts Düsseldorf, Urteil vom 20.6.2002, Az: 11 Sa 387/02). Das heißt, dass die Praxis für eine gewisse Zeit - zum Beispiel zwischen Weihnachten und Neujahr - geschlossen werden kann. Folglich müssen in dieser Zeit alle Arbeitnehmer Urlaub nehmen.
Die leitende MFA sollte dem Praxischef nahelegen, so früh wie möglich auf den Betriebsurlaub hinzuweisen, um Unstimmigkeiten im Team zu vermeiden. Es ist auch möglich, ihn schon im Arbeitsvertrag folgendermaßen festzuschreiben: „Vom 24. Dezember bis zum 6. Januar ist die Praxis wegen Betriebsurlaub geschlossen.“ Durch die Betriebsferien dürfen natürlich nicht alle Urlaubstage aufgebraucht werden. Zwar gibt es keine konkrete Höchstgrenze, aber mehr als zwei Drittel des Urlaubs sollte der Arbeitgeber nicht verplanen.
Verfall des Urlaubs und Urlaubsabgeltung
Alle Urlaubstage müssen bis zum 31. März des nächsten Jahres genommen werden - andernfalls verfällt der Anspruch. Auch als Urlaub vereinbarte gesammelte Überstunden müssen bis zu diesem Zeitpunkt „abgefeiert“ werden.
Im Übrigen darf der Mindesturlaub nicht einfach ausgezahlt werden - das hat der Europäische Gerichtshof entschieden. Das Gericht sieht darin einen unzulässigen Anreiz des Arbeitnehmers, auf den Erholungsurlaub zu verzichten. Nur wenn das Arbeitsverhältnis beendet wird und die Gewährung bis dahin aus betrieblichen Gründen nicht möglich war, ist der Resturlaub auszubezahlen. Alternativ kann auch angeordnet werden, dass Resturlaub genommen wird.
Krank im Urlaub
Wird eine Mitarbeiterin während ihres Urlaubs krank, muss sie den Praxischef unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit in Kenntnis setzen. Unter Vorlage einer Krankschreibung müssen diese Krankheitstage dem Urlaub wieder gutgeschrieben werden. Allerdings dürfen diese Tage nicht einfach ohne Abstimmung an den geplanten Urlaub gehängt werden. Dies ist ein Grund für eine Abmahnung. Das Gleiche gilt für eigenmächtige Urlaubsverlängerungen, wobei Gerichte „Selbstbeurlaubungen“ zum Teil auch schon als Grund für eine fristlose Kündigung gelten lassen.
Anderweitige Betätigung im Urlaub
Im Urlaub sollen sich die Mitarbeiter erholen. Laut § 8 BUrlG dürfen Arbeitnehmer während ihres Urlaubs keine dem Urlaubszweck widersprechende Erwerbstätigkeit leisten. Was dies heißt, lässt sich nicht pauschal sagen. Als Faustformel gilt, dass entgeltliche Gefälligkeiten oder Tätigkeiten mit Freizeitwert möglich sind. Auch ehrenamtliche Tätigkeiten sind möglich. Dient eine Betätigung während des Urlaubs nicht dem Erwerb, ist sie in jedem Fall zulässig.
Schließlich ist zu prüfen, ob eine Nebentätigkeit nur mit Erlaubnis des Arbeitgebers ausgeübt werden darf (Erlaubnisvorbehalt). Dies kann im Arbeitsvertrag festgelegt werden.
(Beitrag aus „Praxisteam professionell Ärzte“ [Ausgabe 1/2009])
