Praxisführung/Marketing/Strategie
Offen „gelebter“ Datenschutz: Instrument erfolgreicher Patientenbindung
Datenschutzverletzungen in verschiedenen Bereichen haben in den vergangenen Monaten für erheblichen Wirbel gesorgt. Auch wenn diese Tatsache zur Vorsicht mahnt, findet im Internet oder bei Gewinnspielen noch immer ein recht sorgloser und leichtfertiger Umgang mit persönlichen Daten statt. Beim Arzt- oder Zahnarztbesuch reagieren Patienten jedoch überaus sensibel, wenn es um die Preisgabe ihrer Gesundheitsdaten geht. Sie setzen zu Recht voraus, dass ihre persönlichen Angaben nicht in die Hände Dritter gelangen.
Datenerhebung und Dokumentation
In der Zahnarztpraxis beginnt der Datenschutz mit dem ersten Patientenbesuch. Die Datenerhebung und die Dokumentation beinhalten persönliche Daten, Angaben zur Versicherung und die im Anamnese-Bogen enthaltenen Gesundheitsdaten. Die zahnärztliche Behandlung unterliegt der Dokumentationspflicht: Sie ist verankert in § 12 der Musterberufsordnung der Bundeszahnärztekammer und beinhaltet auch die Aufbewahrungspflichten. Eine sorgfältige Dokumentation ist als Behandlungsnachweis, Orientierungshilfe und Abrechnungsgrundlage wertvoll und unentbehrlich.
Die Speicherung personenbezogener Daten ist nur erlaubt, wenn das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) oder eine andere Rechtsvorschrift dies vorsehen. In der Zahnarztpraxis werden besonders sensible Daten verarbeitet, die nach § 4 Abs. 5 BDSG eine „datenschutzrechtliche Vorabkontrolle“ erfordern. Diese kann nur durch den Datenschutzbeauftragten durchgeführt werden und ist zu dokumentieren. Neben dem BDSG und den Landesdatenschutzgesetzen enthält das SGB V wichtige Regelungen zum Umgang mit Patientendaten.
Beispiel
Das Labor liefert vorzeitig die Prothese der Patientin Liesel Müller. Erfreut nimmt die Verwaltungsassistentin diese in Empfang und ruft bei Frau Müller an. Bei dem Telefonat tönt ihre sonore Stimme bis in den Wartebereich: „Frau Müller, Sie brauchen nicht länger auf gutes Essen verzichten, Ihre Prothese ist fertig. Sie können sofort in die Praxis kommen!“ Frau Müller erscheint wenige Minuten später in der Praxis und wird kurz ins Wartezimmer gebeten. Dort sitzt ihre Nachbarin Irene Schulz und empfängt sie mit süffisantem Lächeln.
In diesem Beispiel hat die Verwaltungsassistentin sicher in bester Absicht gehandelt, doch mit Feingefühl und dem notwendigen Wissen über den Schutz der personenbezogenen Daten wäre das Patientengeheimnis gewahrt worden. Wäre der Patientin auch noch ein materieller Schaden entstanden, hätten sogar weitreichende Konsequenzen gedroht: Die Verletzung des Datengeheimnisses, das in enger Verbindung zur ärztlichen Schweigepflicht steht, kann erhebliche Geld- und Freiheitsstrafen nach sich ziehen. Bei Vorliegen einer Beschwerde muss die Aufsichtsbehörde tätig werden. Hier ist die Dokumentation der Datenschutzmaßnahmen nachzuweisen.
Bei der Weitergabe von Patientendaten ist Vorsicht geboten: Sie kann nur auf Gesetzesgrundlage oder mit Einwilligung des Patienten erfolgen. Zur Zusammenarbeit mit einer privatärztlichen Verrechnungsstelle ist die „informierte Einwilligung“ des Patienten - Umfang der Daten, Zweck der Weitergabe, welche Stelle die Daten speichert - notwendig. Diese Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Werden Patientendaten von einer privaten Versicherung angefordert, bedarf es der aktuellen Schweigepflichtentbindung des Patienten.
Tipps zur praktischen Umsetzung des Datenschutzes
Prüfen Sie die Gestaltung und Anordnung Ihrer Praxisräume daraufhin, ob Unbefugte mithören können. Sind der Anmelde- und Empfangsbereich räumlich getrennt oder handelt es sich um geschlossene Räume, besteht keine Gefahr für den Schutz der persönlichen Daten. Problematisch wird es jedoch bei offen gestalteten Praxisräumen, deren Empfangs- in den Wartebereich übergeht. Um Diskretionszonen zu schaffen, können raumtrennende Möbel oder Pflanzen platziert werden. Versuchen Sie, die Patienten einzeln an der Anmeldung zu betreuen, und bitten Sie neu eintreffende Patienten, kurz im Wartezimmer Platz zu nehmen, um sie anschließend wieder aufzurufen.
Weder Patientenakten noch der Terminplaner oder der Bildschirm des PC dürfen von Unbefugten einzusehen sein. Auch das Mithören von Telefonaten sollte für Patienten und andere Praxisbesucher nicht möglich sein. Hier bietet ein drahtloses Telefon Rückzugsmöglichkeiten, um neugierigen Zuhörern zu entkommen. Diese Vorgaben gelten natürlich auch für den Behandlungs-, den Röntgen- und den Laborbereich. Herumliegende Patientenunterlagen, ein offener Aktenschrank oder ein ungeschützter PC-Monitor können die Neugier eines allein wartenden Patienten wecken.
Ob Behandlungs-, Untersuchungs- oder Besprechungsraum: Schließen Sie die Türen und bewahren Sie Patientenakten verschlossen bzw. für Unbefugte unzugänglich auf. Beachten Sie, dass alle Praxismitarbeiter über die Schweigepflicht und den Datenschutz regelmäßig aufgeklärt werden und dies mit ihrer Unterschrift bestätigen.
(Beitrag aus „Praxisteam professionell“ [Ausgabe 8/2010])
