Praxisführung/Marketing/Strategie
Keine Maßnahme ohne Diagnose - Qualitätsmanagement in Zahnarztpraxen
Fortsetzung:
QM-Software – weniger ist oft mehr
Für die Handhabung und Dokumentation des QM-Systems gibt es eine Vielzahl von Lösungen im Markt, von einfachen Formularen, die durch Kopieren händisch vervielfältigt werden, bis hin zu mächtigen Softwarepaketen. Doch weniger ist oft mehr.
Die Mehrheit der Zahnärzte erwartet ein einfaches, preiswertes und autodidaktisch zu handhabendes System mit einer Einführungsschulung und einem Musterhandbuch, an dem das Praxisteam sich orientieren kann und einen Großteil der Erstellung alleine umsetzen kann. Musterdokumente sollten bearbeitbar und anpassbar sein. Mächtige Softwarepakete sind hier ungeeignet, da sie aufgrund ihrer Struktur einen hohen Dokumentationsaufwand erzwingen. Gerade für kleine bis mittlere Praxisbetriebe hat es sich als sehr zielführend erwiesen, bearbeitbare Worddokumente für die Erstellung des QM-Handbuches zu nutzen. Diese können individuell auf den Praxisbetrieb angepasst werden, sind offen für künftige Veränderungen wie z.B. spätere Zertifizierung und erzwingen keine „unnütze“ Dokumentation. Im Vergleich zu einfachen, nicht bearbeitbaren PDF-Dokumenten bieten sie jedoch den Vorteil, dass alle Angaben und Informationen in der Vorlage bearbeitet, geändert und individualisiert werden können. Im Handbuch kann so genau das dokumentiert werden, was der jeweilige Praxisbetrieb wirklich braucht oder nutzt – nicht weniger, aber auch nicht mehr.
QM bringt Nutzen und kann mit wenig Aufwand stattfinden
Der Nutzen eines gut funktionierenden QM-Systems ist spürbar und messbar. Die Effektivität kann durch die Verbesserung von Prozessen und Abläufen spürbar gesteigert werden, dies zieht so unweigerlich auch einen wirtschaftlichen Nutzen nach sich. Ineffiziente Prozesse sind häufig Zeitfresser. Mit einem gut dokumentierten QM sowie entsprechenden Einarbeitungsunterlagen jedoch wird beispielsweise die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter nachweislich bis zu 50% kürzer. Die schnellere Einsatzbereitschaft eines neuen Mitarbeiters ist ganz besonders für einen kleineren Betrieb bares Geld und lässt den Nutzen eines QM-Systems in einem neuen Licht erscheinen.
Durch die genaue Analyse des IST-Zustands, des Bedarfs und der anschließenden Ausarbeitung und Einführung eines auf den jeweiligen Praxisbetrieb zugeschnittenen QM-Systems lässt sich das Verbesserungspotenzial leicht identifizieren und optimierte Prozesse machen den Erfolg des QM unmittelbar erlebbar. Ist das QM-System so angelegt, dass es auch auf Veränderungen wie Praxisvergrößerung, neue Partnerschaften oder spätere Zertifizierung leicht übertragen werden kann, dann steht einem erfolgreichen und zukunftsorientierten Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis nichts mehr im Wege.
