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Service für Praxen: Telefondienste ersetzen den Anrufbeantworter
In Arztpraxen muss das Telefon stets besetzt sein. Außerhalb der Öffnungszeiten tut’s meist der Anrufbeantworter. Doch Ärzte stehen im Wettbewerb mit anderen Praxen. Neuster Trend: Telefondienstleister ersetzen den AB. Unter Patientenbindungsaspekten kann sich das auszahlen. Doch neben dem Datenschutz müssen Ärzte auch die Preisstruktur sorgfältig prüfen. SCOOP-Ärzteberatung.de hat drei Angebote eingeholt.
Arztpraxen müssen hart kalkulieren, um die Ausgaben im Praxismanagement unter Kontrolle zu halten. Gerade in der Urlaubszeit stellt sich die Frage, wie lange ein Arzt seine Praxis verlassen kann – ohne Patientenschwund in Kauf nehmen zu müssen. Auch ganz grundsätzlich stellt sich die Frage nach betriebswirtschaftlichen Lösungen, die das Praxisteam entlasten und Freiräume für die eigentliche Arbeit am Patienten ermöglichen.
Eine Antwort auf den Zwang zur stetigen Ausgabenreduktion sind qualifizierte Telefonservice-Anbieter. Damit ist es möglich, zum Beispiel bei Urlaubsabwesenheiten oder Betriebsferien die Praxis jederzeit erreichbar zu halten. Aber auch ganz grundsätzlich kann so ein Dienstleister der Praxis viel Arbeit abnehmen.
Als technische Voraussetzungen benötigen Sie in der Regel nur eine Telefonanlage, die eine Rufumleitung ermöglicht sowie einen sicheren Internetzugang.
Was aber beinhaltet der Dienstleistungsumfang, den Sie von solchen Serviceanbietern erwarten können? Wie seriös sind derartige Anbieter? Wie trennen Sie die Spreu vom Weizen?
Stellen Sie sich fünf Fragen für den idealen Anbieter!
SCOOP.de hat Angebote eingeholt und stellt Ihnen nachfolgend drei Anbieter vor. Zunächst aber fünf Fragen, die Sie bei der Wahl des Anbieters erörtern sollten:
- Wie gewährleistet der Anbieter den Datenschutz (Umgang mit sensiblen Patientendaten)?
- Welche technischen Voraussetzungen benötigt die Praxis, um die Dienste nutzen zu können?
- Welche Referenzen kann der Anbieter in Bezug auf Ärzte und Zahnärzte nachweisen?
- Wie gut ist das Personal geschult, um zwischen Notfällen, Zuweisung an Vertreter oder Terminvereinbarungen zu unterscheiden?
- Was erwarte ich von dem Dienstleister – ist „teuer = gut“ oder „preiswert = billig = schlecht“?
Grundsatz: Stellen Sie nicht gleich die Praxis auf den Kopf, nur weil das Angebot kostengünstig erscheint! Testen Sie das Leistungsvermögen zum Beispiel mit einer Urlaubsvertretung in den nächsten Sommerferien. Sollte Sie der Service überzeugen, können Sie jederzeit weitere Auslagerungen planen.
Beachten Sie: Medizinische Fachauskünfte können Telefonsekretärinnen niemals geben – und das dürfen sie auch nicht! Erwartbar sind jedoch:
- Vermittlung von Patienten an Notfallambulanzen oder an Vertretungen
- Terminvereinbarungen
- Übertrag von Terminen in einen Online-Kalender für die Praxis
- Sicherstellung bei der Übermittlung vertraulicher Daten
Vielleicht fragen Sie sich aber auch: Ist der Telefondienst überhaupt sinnvoll? Bisher ging es auch mit dem Anrufbeantworter. Auch hier gibt es nur eine Antwort: Sie stehen im Wettbewerb mit anderen Praxen. Begreifen Sie das Telefon auch als Akquiseinstrument. Eine Praxis, die nicht erreichbar ist, ist kein Vorzeigebeispiel für Patientenbindung. Daher gewinnen solche Serviceangebote an Bedeutung. Sie werden die Anrufbeantworter auch außerhalb der Öffnungszeiten möglicherweise langfristig ersetzen.